Contenido

Tipo de evento: 2

1.- Condiciones técnicas: 2

1.1.- Objeto y alcance del contrato. 2

1.2.- Equipos incluidos. 2

1.3.- Límites de suministros. 2

1.4.- Lugar donde se desarrollará el contrato. 3

1.5.- Estructura mínima de personal que se exige y su titulación y experiencia. 3

2.- Condiciones económicas. 3

2.1.- Precio del servicio. 3

2.2.- Otros datos: 3

3.- Condiciones administrativas. 4

3.1.- Duración del contrato. 4

3.2.- Forma de presentación de la oferta. 4

3.3.- Fechas de presentación y adjudicación. 4

3.4.- Documentación que debe presentar el contratista para formalizar la oferta. 4

3.5.- Obligaciones sociales y laborales del contratista con sus empleados. 5

3.6.- Seguros que debe tener el contratista. 5

4.- Otras condiciones. 5

4.1.- Vestuario de personal 5

4.2.- Normativas de aplicación. 6

4.3.- Confidencialidad. 6

4.4.- Uso de información generada en el desarrollo del contrato.

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Tipo de evento:

El evento que realizaremos será una cena que reunirá a los 20 directivos más importantes de la empresa Bratz con el objetivo de reforzar la unión y el trabajo de la empresa. Tal evento tendrá lugar el 20 de mayo de 2019 en el Hotel Ritz de Madrid.

 

 

1.- Condiciones técnicas:

1.1.- Objeto y alcance del contrato

La cena consistirá en reunir a 20 directivos de diferentes áreas geográficas (tanto de Europa como de América) con el fin de establecer la unión global de la empresa. El contrato tendrá una vigencia desde el momento de la firma hasta que se finalice el evento y, finalmente, se realice el último pago.

La empresa seleccionada contará con la disponibilidad del departamento técnico correspondiente para resolver cuantas dudas y consultas puedan surgir a lo largo del desarrollo de los trabajos. Al objeto de coordinar estos aspectos, una vez designada la empresa seleccionada, se les facilitará una propuesta de manual de procedimiento de actuación que será consensuado entre ambas partes.

Por el carácter internacional de este evento, es imprescindible que la/s persona/s responsables de los mismos por parte de la empresa que resulte seleccionada, dominen el inglés y el español hablado y escrito y preferiblemente también el francés.

A continuación, se pasa a detallar los servicios requeridos y que serán objeto de la oferta a presentar.

1.2.- Equipos incluidos

Precisaremos de los siguientes servicios para llevar a cabo nuestro evento:

• Catering. También se encargará de la presentación del menú en dos idiomas (español e inglés).

• Equipos de iluminación

• Decoración y sonido

• Seguridad

• Seguro

 

1.3.- Límites de suministros

Contaremos con suministros que abastecerán hasta 30 comensales. No solo tendremos en cuenta el catering, sino también contaremos con mobiliario suficiente para todos ellos.

 

1.4.- Lugar donde se desarrollará el contrato

Escogimos Madrid porque nos pareció un buen evento para dar a conocer la ciudad y promover el turismo entre las personas pertenecientes a nuestra empresa.

Queremos que nuestro evento tenga lugar en un hotel de alto standing y con un renombre, ya que contamos con empresarios importantes. Por ello, hemos pensado que una buena propuesta podría ser el Hotel Ritz ubicado en la Plaza de la Lealtad, ya que se encuentra en el corazón de Madrid y se rodea de las zonas más bonitas de la ciudad.

En caso de no tener disponibilidad dicho hotel, podríamos escuchar propuestas de hoteles similares a este, cerca de la zona financiera.

 

1.5.- Estructura mínima de personal que se exige y su titulación y experiencia

Para marcar la diferencia en dicho acto que queremos organizar, vamos a contar con un chef reconocido en cocina vanguardista y creativa (Dabiz Muñoz). Por ello, necesitamos contar con un equipo de camareros con experiencia y altos conocimientos en protocolo de eventos de este calibre. Además, precisamos de la presencia de un mêtre, que será el encargado de organizar el equipo de sala y a todos los comensales.

Necesitamos que haya un camarero para cada dos comensales (directivos), para asegurarnos del buen servicio prestado y de la atención de éstos en todo momento.

Del equipo humano principalmente necesitamos don de gentes, experiencia y responsabilidad.

 

2.- Condiciones económicas

2.1.- Precio del servicio

Al tratarse de un evento que reúne a tanta gente importante de una empresa tan distinguida como Bratz, el presupuesto con el que contamos será de aproximadamente 100.000€.

 

 

2.2.- Otros datos:

El pago se dividirá en dos cuotas; el 40% del total se efectuará al firmar el contrato, antes del evento. El porcentaje restante se entregará tras finalizar el evento.

Fecha del primer pago: 40%

Fecha del segundo pago: 60% hasta el 23 de mayo de 2019

No abierto a negociación. En caso de no cumplirse alguna de las cláusulas establecidas en el contrato se penalizará con un +8% de interés.

(A todos los precios habrá que añadir el IVA correspondiente)

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3.- Condiciones administrativas

3.1.- Duración del contrato

El contrato será efectivo desde el día de la firma del mismo por ambas partes hasta el pago total de la cuota acordada.

 

3.2.- Forma de presentación de la oferta

La oferta será presentada por correo electrónico en formato PDF interactivo.

Las ofertas presentadas deberán acreditar Ia capacidad material, técnica y humana para el desarrollo de los trabajos. Deben cumplir los requisitos mínimos establecidos. También tendrán que tener en cuenta:

• Lugares propuestos por si surgen problemas con el lugar actual de la celebración del evento, detallando sus características y descripción de los mismos.

• Cronograma de las actividades que se llevarán a cabo durante el evento.

• Opciones de catering propuesta con desglose de los servicios que ofrece cada uno.

 

3.3.- Fechas de presentación y adjudicación

Las ofertas se entregarán como máximo hasta el 10 de abril del 2019. Posteriormente, se decidirá la oferta más conveniente 15 días después de la entrega de las ofertas.

Los criterios de adjudicación que seguiremos serán:

1. Oferta económica (45%)

2. Proyecto de prestación del servicio (55%)

-10% Establecimientos propuestos

-10% Opciones de catering

-20% Calidad de los participantes del evento

-5% Otros servicios ofrecidos y mejoras técnicas

 

3.4.- Documentación que debe presentar el contratista para formalizar la oferta

Las empresas interesadas en llevar a cabo este proceso deberán presentar un plan de acción, desglosado en las siguientes fases:

1. Presentación del servicio

2. Ejecución de este

3. Propuesta del personal humano

4. Control, seguimiento y finalización del evento

También deberán disponer de:

1. Documentos acreditativos de la personalidad y capacidad jurídica de obrar del empresario.

2. Copia de la póliza de responsabilidad civil de la empresa.

3.5.- Obligaciones sociales y laborales del contratista con sus empleados

Cada uno de los trabajadores deberá estar dado de alta en la Seguridad Social y haber firmado previamente un contrato con la empresa.

• Acreditación de la titulación y resumen del curriculum vitae de cada uno de los intervinientes en los trabajos de la adjudicación que figuren en la relación a que se refiere el apartado anterior.

• Permisos, licencias o autorizaciones que la vigente legislación exija para la realización de los compromisos que se asumirían.

• Plan de trabajo, metodología a emplear, ejemplos de materiales similares realizados hasta la fecha, muestra digital de los materiales solicitados en el pliego y conocimiento de los objetivos.

 

Antes de firmar el contrato, nuestra empresa se asegurará que cumplen dichos requisitos mínimos para con sus empleados. Si no se cumplen estas condiciones, no procederemos a la firma.

 

 

3.6.- Seguros que debe tener el contratista

El contratista requerirá:

• Seguro laboral

• Seguro médico

• Seguro automovilístico

 

4.- Otras condiciones

4.1.- Vestuario de personal

Al tratarse de un evento formal, que reúne a personajes importantes, el personal encargado de la sala y los camareros del mismo, deberán vestir de la siguiente manera:

• Traje y zapatos negros, camisa blanca y pajarita morada en representación al color corporativo de la marca.

• Para distinguir al encargado del equipo, éste vestirá un chaqué negro.

 

4.2.- Normativas de aplicación

No existe un protocolo empresarial que rija una normativa común. En el caso de este evento, al tener lugar en España, aplicaremos la normativa de la bandera:

La Bandera de España:

- Ley 39/1981, de 28 de octubre, por la que se regula el uso de la bandera de España y el de otras banderas y enseñas.

 - Real Decreto 441/1981, de 27 de febrero, por el que se especifican técnicamente los colores de la Bandera de España.

Además, también contaremos con las banderas de los países de las personas invitadas al evento.

 

4.3.- Confidencialidad

Todos aquellos miembros que formen parte de este evento deberán mantener estricta confidencialidad sobre los datos referidos en este documento.

En el contrato vendrá un apartado en el que se explican las normas de confidencialidad a seguir, en caso de facilitar información a agentes externos, se tomarán medidas legales.

 

4.4.- Uso de información generada en el desarrollo del contrato

 

La persona/empresa con la que se firmará el contrato quedará obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer durante el desarrollo del evento.

Estará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la normativa sobre Ley Orgánica de Protección de Datos, Medidas de Seguridad de Ficheros con Datos de Carácter Personal, así como la normativa comunitaria sobre publicidad si aplicara.